KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS

Posted on Saturday, October 9th, 2010 at 4:08 pm

PENDAHULUAN

Sejarah peradaban manusia dibagi ke dalam tiga gelombang/ era oleh Alvin Toffler, yaitu era pertanian, era industri, dan era informasi. Era pertanian adalah era dimana masyarakat bekerja dengan cara mengolah sumber daya alam seperti angin, air, tanah, dan manusia. Sedangkan sumber daya yang dibutuhkan oleh masyarakat pertanian adalah bahan mentah atau alam. Periode ini berlangsung selama 10.000 tahun. Tetapi sampai sekarang era/ periode ini masih berlanjut di negara bagian dunia ke tiga. Masyarakat pertanian adalah masyarakat yang menggantungkan hidupnya sebagai petani yang merupakan suatu pekerjaan tanpa skill tertentu. Model produksi yang dihasilkan adalah pertanian, pertambangan, perikanan, dan peternakan. Institusi sosial mereka adalah bertani. Dasar teknologi yang dibutuhkan oleh masyarakat di era ini adalah teknologi yang cara kerjanya secara manual. Media yang dipakai oleh era pertanian ini adalah media cetak, seperti Koran. Dapat dikatakan bahwa dalam era pertanian faktor yang menonjol adalah otot (Muscle) karena pada saat itu produktivitas ditentukan oleh otot.

Dalam era industri, faktor yang menonjol adalah mesin (Machine). Era industri ditandai dengan berubahnya orientasi produksi ke penjualan. Ini berarti aspek menjual barang ke konsumen atau menarik hati konsumen untuk membeli barang harus lebih banyak digarap. Untuk itu mereka mengiklankan produk mereka melalui berbagai media. Pekerjaan masyarakat industri adalah sebagai pekerja/ buruh pabrik. Institusi sosial yang menampung mereka adalah pabrik logam. Media yang digunakan di era industri adalah media elektronik, seperti :  radio, film, dan televisi. Sumberdaya yang mereka butuhkan adalah modal. Teknologi yang mereka butuhkan adalah teknologi mesin pengolah. Keahlian SDM (Sumber Daya Manusia) yang mereka butuhkan adalah ahli mesin (pekerja dengan skill khusus).

Prinsip perkembangan dari masyarakat industri adalah pertumbuhan ekonomi. Model produksi dalam bidang ekonomi adalah produksi, distribusi barang, dan lain-lain.

Era informasi masih berlangsung sampai sekarang sejak tahun 1955. Era ini pertama kali terdapat di Amerika Serikat. Masyarakat informasi disebut sebagai information workers atau pekerja informasi. Mereka mencari informasi untuk penelitian di universitas. Elemen yang dihasilkan atau diolah oleh masyarakat informasi adalah informasi (transmisi data dan komputer). Teknologi yang mereka butuhkan untuk bekerja adalah teknologi cerdas seperti komputer dan barang elektronik lainnya. Sumber daya yang dibutuhkan oleh masyarakat informasi adalah pengetahuan masyarakat informasi. Keahlian Sumber Daya Manusia yang dibutuhkan adalah pekerja professional (dengan skill tinggi). Prinsip perkembangan di era informasi adalah penerapan pengetahuan dalam teknologi. Model produksi dalam bidang ekonomi adalah transportasi, perdagangan, asuransi, real estate, kesehatan, rekreasi, penelitian, pendidikan, dan pemerintahan. Masyarakat informasi menggunakan media interaktif, seperti : internet. Internet sangat dibutuhkan oleh masyarakat informasi. Hal itu terjadi karena dengan adanya internet, menjadikan semua aktivitas untuk memperoleh informasi menjadi sangat cepat, efisien, dan lancar. pada era informasi faktor yang menonjol adalah pikiran, pengetahuan (Mind).

Pengetahuan sebagai modal intelektual mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Pada era informasi memunculkan karakteristik masyarakat informasi dimana keberadaan informasi menjadi sangat penting dan menjadi salah satu kebutuhan pokok bagi setiap orang. Bagi masyarakat informasi banyak aspek kehidupan sangat bergantung kepada informasi. Tanpa informasi, kehidupan masyarakat informasi tidak akan berjalan sesuai dengan yang diharapkan, dan di dalam melakukan setiap kegiatannya, masyarakat informasi akan selalu membutuhkan informasi dan semakin menuntut informasi yang cepat, aktual, akurat, dan relevan. Informasi tersebut senantiasa mengisi segala aspek kehidupan, mulai dari lingkup individu, keluarga, sosial, hingga lingkup kelompok dan organisasi.

Begitu pula bagi suatu organisasi, apapun jenis organisasinya, informasi merupakan salah satu jenis sumberdaya yang paling utama. Karena informasi, orang-orang di dalam suatu organisasi memutuskan untuk melakukan atau tidak melakukan sesuatu, sehingga informasi menjadi penuntun bagi siapapun saat melakukan aktivitas keorganisasian. Dari sinilah kemudian muncul apa yang dinamakan pengetahuan.

Dapat disimpulkan bahwa pengetahuan (knowledge) adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan. Knowledge berasal dari informasi yang diserap dalam akal pikiran seseorang. Pengetahuan dapat digambarkan dalam knowledge hierarchy berikut ini:

Diagram 1: Knowledge hierarchy

Dari gambar knowledge hierarchy tersebut dapat dilihat tingkatan dari data sampai terbentuknya wisdom. Data merupakan raw material (bahan mentah) dari informasi. Data adalah hal yang langsung dapat diamati dan diverifikasi. Data merupakan sesuatu yang tidak membawa arti, bersifat mentah dan merupakan kumpulan dari fakta-fakta tentang suatu kejadian. Bisa juga merupakan suatu catatan terstruktur dari suatu transaksi, dan boleh dikatakan materi penting dalam membentuk informasi.

Kemudian data tersebut diolah sehingga menghasilkan gambaran yang lebih luas tentang sesuatu. Data yang sudah diolah ini disebut dengan informasi. Informasi merupakan hal yang dapat mewakili data yang telah dianalisis. Informasi adalah kompilasi dari data. Informasi memiliki arti, relevansi dan juga tujuan. Transformasi data menjadi informasi adalah dengan menambahkan “nilai“. Informasi adalah data yang telah diolah menjadi sesuatu yang membawa arti

Kemudian informasi yang justified true believe menghasilkan pengetahuan. Justified true believe maksudnya adalah seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan pengetahuan, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, pengetahuan merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Penciptaan pengetahuan tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Penciptaaan pengetahuan melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau system kepercayaan itu bisa tidak disadari. Pengetahuan adalah hal yang didasarkan atas pengalaman, persepsi, dan pendapat individual. Pengetahuan merupakan gabungan dari suatu pengalaman, nilai, informasi konstektual dan juga pandangan pakar yang memberikan suatu framework untuk mengevaluasi dan menciptakan pengalaman baru. Bisa berupa solusi pemecahan suatu masalah, petunjuk suatu pekerjaan dan ini bisa ditingkatkan nilainya, dipelajari dan juga bisa diajarkan kepada yang lain.

Lalu pengetahuan tersebut bergabung dengan wawasan seseorang sehingga menghasilkan pengetahuan yang mendalam atau disebut dengan wisdom. Wisdom menyaring dan mengintegrasikan pengetahuan sehingga menampilkan dan menghasilkan pengertian yang levelnya sudah tinggi.

Pengetahuan dipandang sebagai sebuah komoditi atau sebuah aset intelektual. Pembagian pengetahuan/ knowledge antara lain adalah:

  1. Tacit knowledge
  • pengetahuan yang berbentuk pengalaman, skill, pemahaman, maupun rules of thumb. Tetapi, tacit knowledge kadang susah diungkapkan atau ditulis.
  • Pengetahuan yang sulit diartikulasikan, dituliskan dalam kata-kata, teks, maupun gambar
  • Berada di dalam benak orang yang mengetahui
  • pengetahuan yang tertulis, terarsip, tersebar dalam bentuk cetak maupun elektronik dan bisa sebagai bahan pembelajaran (referensi) untuk orang lain.
  • Pengetahuan yang telah ditangkap dan dinyatakan dalam kata-kata, teks, maupun gambar.
  • Telah ada dalam bentuk konkrit/nyata.
  1. Explicit knowledge

Hal yang harus ditekankan dari pembagian knowledge ini adalah semakin tacit sebuah pengetahuan, maka semakin berharga pengetahuan tersebut.

Karakteristik pengetahuan:

  1. Penggunaan pengetahuan tidak akan menghabiskan pengetahuannya.
  2. Perpindahan pengetahuan tidak akan menghilangkan pengetahuannya.
  3. Pengetahuan itu berlimpah, tetapi kemampuan terbatas untuk menggunakannya.
  4. Banyak pengetahuan berharga hilang begitu saja.

Pengetahuan dari organisasi dapat menjadikan organisasi tersebut memahami tujuan keberadaannya. Di antara tujuan yang terpenting adalah bagaimana organisasi memahami cara mencapai tujuannya. Organisasi-organisasi yang sukses adalah organisasi yang secara konsisten menciptakan pengetahuan baru dan menyebarkannya secara menyeluruh di dalam organisasinya, dan secara cepat mengadaptasinya ke dalam teknologi dan produk serta layanan mereka. Melihat perannya yang begitu penting bagi suatu organisasi, maka semua pengetahuan yang dimiliki oleh suatu organisasi harus dikelola dengan baik, sehingga pengetahuan tersebut dapat berperan optimal untuk organisasinya. Bentuk dan kemampuan organisasi dalam mengelola pengetahuan sangat mempengaruhi kualitas pengetahuan yang dihasilkan dan juga akan mempengaruhi kualitas hubungan atau integrasi di antara komponen-komponennya. Dari sini dapat dilihat bahwa pengetahuan harus di kelola dengan baik. Pengelolaan pengetahuan atau manajemen pengetahuan ini dikenal dengan sebutan knowledge management.

SEJARAH KNOWLEDGE MANAGEMENT

Istilah knowledge management pertama kali muncul di dunia bisnis. Ikujiro Nonaka dengan bukunya The Knowledge-Creating Company menceritakan bagaimana success story Matsushita Electric mengalami kesulitan ketika mengembangkan mesin pembuat roti pada tahun 1985. Mereka selalu gagal dalam percobaan yang dilakukan. Kulit luar roti yang sudah gosong padahal dalamnya masih mentah, pengaturan volume dan suhu yang tidak terformulasi, adalah pemandangan sehari-hari dari percobaan yang dilakukan. Kemudian seorang pengembang software matsushita electric bernama Ikuko Tanaka yang akhirnya mempunyai ide cemerlang untuk pergi magang langsung ke pembuat roti ternama di Osaka International Hotel.

Ikuko Tanaka dibimbing langsung oleh sang pembuat roti ternama tersebut untuk belajar bagaimana mengembangkan adonan dan teknik khusus lainnya. Selesai magang dia presentasikan seluruh pengalaman yang didapat. Pada engineer Matsushita Electric menerjemahkannya dengan penambahan bagian khusus dan melakukan perbaikan lain pada mesin. Percobaan yang dilakukan akhirnya sukses. Dan produk mesin pembuat roti tersebut akhirnya memecahkan rekor penjualan alat perlengkapan dapur terbesar pada tahun pertama pemasaran. Legenda knowledge management tentu tidak bisa terlepas dari  Ikujiro Nonaka membuat formulasi yang terkenal dengan sebutan SECI atau Knowledge Spiral. (Spiralisasi pengetahuan/ knowledge spiral ini kemudian akan di jelaskan pada pembahasan konsep knowledge management di perpustakaan komunitas).

PENGERTIAN KNOWLEDGE MANAGEMENT

Pemahaman konsep pengetahuan dan informasi menimbulkan berbagai penafsiran berbeda-beda. Para ahli dibidang informasi menyebutkan bahwa informasi adalah pengetahuan yang disajikan kepada seseorang dalam bentuk yang dapat dipahami; atau data yang telah diproses atau ditata untuk menyajikan fakta yang mengandung arti. Sedangkan pengetahuan berasal dari informasi yang relevan yang diserap dan dipadukan dalam pikiran seseorang. Sedangkan pengetahuan berkaitan dengan apa yang diketahui dan dipahami oleh seseorang. Informasi cenderung nyata, sedangkan pengetahuan adalah informasi yang diinterpretasikan dan diintegrasikan.

Pengertian Knowledge Management menurut para ahli antara lain:

  • Menurut Bassi, Knowledge Management is the process of creating, capturing and using knowledge to enhance organizational performance.
  • Menurut Blake, Knowledge Management is the process of capturing a company’s collective expertise wherever it resides- in databases, on papers, or in people’s head- and distributing it to wherever it can help produce the biggest payoffs.
  • Menurut Koina dalam Siregar (2005) Knowledge Management adalah suatu disiplin yang mempromosikan suatu pendekatan terintegrasi terhadap pengidentifikasian, pengelolaan dan pendistribusian semua asset informasi suatu organisasi. Sedangkan Laudon (2002) Knowledge Management berfungsi meningkatkan kemampuan organisasi untuk belajar dari lingkungannya dan menggabungkan pengetahuan dalam suatu organisasi untuk menciptakan, mengumpulkan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan organisasi tersebut. Teknologi informasi memainkan peranan penting dalam manajemen pengetahuan sebagai pemungkin proses bisnis yang bertujuan yang bertujuan untuk menciptakan, menyimpan, memelihara dan mendiseminasikan pengetahuan.
  • Menurut Kim yang dikutip Siregar (2005) bahwa pengetahuan adakalanya dikategorikan sebagai terstruktur, tidak terstruktur, eksplisit atau implisit. Jika pengetahuan diorganisasikan dan mudah didiseminasikan disebut pengetahuan terstruktur. Pengetahuan yang tidak terstruktur dan dipahami, tetapi tidak dengan jelas dinyatakan adalah pengetahuan implisit. Pengetahuan implisit juga disebut tacit (dipahami tanpa dikatakan), yaitu keahlian dan pengalaman pekerja yang belum didokumentasikan secara formal Untuk mengkonversi pengetahuan implisit ke dalam pengetahuan eksplisit, pengetahuan tersebut harus diekstraksi dan diformat.
  • Davenport dan Prusak (1998) memberikan metode mengubah informasi menjadi pengetahuan melalui kegiatan yang dimulai dengan huruf C: comparation, consequences, connections dan conversation. (Pengertian pengetahuan menurut Davenport dan Prusak adalah knowledge is a fluid mix of framed experience, values, contextual information, and expert insight that provides a framework for evaluating and incorporating new experiences and information. It originates and is applied in the minds of knowers. In organizations, it often becomes embedded not only in documents or repositories but also in organizational routines, processes, practices and norms). Davenport dan Prusak mengatakan bahwa pengetahuan adalah campuran fluida dibingkai pengalaman, nilai, informasi kontekstual, dan wawasan ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan pengalaman-pengalaman baru dan informasi. Itu berasal dan diterapkan dalam pikiran seseorang. Dalam organisasi, sering kali menjadi tertanam bukan hanya dalam dokumen atau repositori tetapi juga dalam organisasi rutinitas, proses, praktik dan norma-norma.

Pengertian knowledge management dari perspektif proses/teknologi:

  • Knowledge management adalah sebuah konsep dimana informasi diubah menjadi pengetahuan dan tersedia dalam bentuk yang dapat digunakan bagi orang yang membutuhkan.
  • Knowledge Management System adalah penyimpanan virtual terhadap informasi relevan yang kritis untuk tugas-tugas harian pada organisasi.
  • Knowledge Management adalah pendekatan sistematis untuk mengelola penggunaan informasi untuk meyediakan aliran pengetahuan yang memungkinkan pengambilan keputusan yang efisien dan efektif.

Knowledge Management merupakan suatu paradigma pengelolaan informasi yang berasal dari pemikiran bahwa pengetahuan yang murni sebenarnya tertanam dalam benak dan pikiran setiap manusia. Maka dari itu perlu dibangun suatu mekanisme penyebaran informasi dan pengalaman dari sumber daya manuisa yang ada agar terjadi peningkatan pengetahuan dari masing-masing pelaku kegiatan di dalam suatu organisasi.

Dapat disimpulkan bahwa knowledge management adalah suatu rangkaian kegiatan yang digunakan oleh organisasi untuk mengidentifikasi, menciptakan, menjelaskan, dan mendistribusikan pengetahuan (transfer pengetahuan) untuk digunakan kembali, diketahui, dan dipelajari di dalam organisasi tersebut.1 Kegiatan ini terkait langsung dengan perpustakaan yang ditujukan untuk mencapai suatu hasil tertentu seperti pengetahuan bersama, peningkatan kinerja, keunggulan kompetitif, atau tingkat inovasi yang lebih tinggi. Sedangkan transfer pengetahuan sebagai salah satu aspek dari Knowledge Management dalam berbagai bentuk, telah sejak lama dilakukan oleh perpustakaan. Contohnya adalah melalui Knowledge Sharing dalam kerja, magang, pelatihan profesional, workshop dan lain-lain.

Hakikat dari Manajemen Pengetahuan atau Knowledge Management adalah dimaksudkan untuk mewakili pendekatan terencana dan sistematis untuk menjamin penggunaan penuh dasar pengetahuan organisasi, ditambah keahlian, kompetensi, pemikiran, inovasi, dan ide individual potensial untuk menciptakan organisasi yang lebih efisien dan efektif.

Hal yang harus diperhatikan dari pengertian knowledge management adalah bahwa knowledge management bukan tentang memanajemen atau mengorganisasi buku, jurnal, men-search internet untuk customer atau menyusun material untuk disirkulasikan. Tetapi hal ini adalah bagian dari proses knowledge management. Kemudian inti dari knowledge management ada tiga, yaitu sumber daya manusia, teknologi, budaya pembelajaran/ berbagi pengetahuan.

PERPUSTAKAAN KOMUNITAS

Komunitas menurut Garna adalah sekelompok manusia yang menempati suatu kawasan geografis yang terlibat dalam aktifitas ekonomi, politik, dan juga membentuk suatu satuan sosial yang memiliki nilai-nilai tertentu serta rasa kebersamaan. Sedangkan menurut Wenger, komunitas adalah sekumpulan orang yang saling berbagi perhatian, masalah, atau kegemaran terhadap suatu topik dan memperdalam pengetahuan serta keahlian mereka dengan saling beriteraksi secara terus menerus (Ninis dalam buku Merajuk Makna, 2009: 52).

Perpustakaan komunitas adalah perpustakaan yang menyediakan informasi dengan cara yang disesuaikan dengan karakteristik komunitasnya baik isi maupun kemasannya. Berbagai kegiatan pun dilakukan di perpustakaan komunitas untuk memenuhi kebutuhan informasi komunitasnya. Perpustakaan komunitas dalam memenuhi kebutuhan pengetahuan komunitasnya, tidak hanya dalam bentuk cetak saja, tetapi juga membangun individu pembelajar yang mampu berfikir bebas, kritis, cerdas dan bijak.

Perpustakaan komunitas lahir karena dorongan dari gerakan kepedulian  terhadap kegiatan  literasi. Literasi bukan hanya sekedar membaca dan menulis tapi adalah bagaimana seseorang membaca makna apa-apa yang ada dihadapan kita. Kegiatan literasi yang dilakukan oleh perpustakaan komunitas bukan sekedar meningkatkan kemampuan individu untuk membaca, menulis tetapi juga berbicara serta memperhitungkan dan menyelesaikan masalah serta mengembangkan pengetahuan dan potensi diri seseorang. Komunitas ini menggunakan ruang-ruang yang ditawarkan perpustakaan berbasis komunitas untuk mengekspresikan kebutuhan mereka akan informasi yang tidak hanya dalam bentuk cetak saja, tetapi juga membangun individu-individu pembelajar yang mampu berpikir bebas, kritis, cerdas, dan bijak. Perpustakaan komunitas melawan kegundahan orang terhadap situasi membaca yang kurang di masyarakat Indonesia.

Perpustakaan komunitas menyediakan informasi ddengan cara yang disesuaikan dengan karakter komunitasnya. Seperti, kemudahan dalam mengakses informasi, kenyamanan ruang baca, keramahan pelayanan, bahkan musik, dan café/ coffe corner. Yang menyediakan minuman dan makanan. Mereka tidak hanya meningkatkan kemampuan baca tulis anggotanya, tetapi lebih menekankan kepada pencarian dan pertukaran informasi melalui berbagai kegiatan seperti bedah buku, diskusi, klub peminatan sebagai upaya menggali potensi diri, seperti music, puisi, merajut, dan lain-lain. Perpustakaan komunitas menyiapkan diri sebagai wadah, sebagai teman, tempat pembelajaran dan berbagi informasi yang mengedepankan komersialisasi pelayanan.

Selain karena literasi, konsep perpustakaan komunitas juga muncul karejna keprihatinan terhadap system pendidikan yang cenderung mahal. Ketika banyak pendapat dari hasil penelitian yang mengungkapkan bahwa minat baca masyarakat Indonesia rendah, ternyata perpustakaan komunitas ini tidak pernah sepi dari penggunanya.

Pada hakikatnya fungsi dari perpustakaan komunitas adalah :

  1. perpustakaan komunitas merupakan jembatan atau media yang menghubungkan antara sumber-sumber informasi yang terkandung dalam koleksi-koleksi perpustakaan dan pengguna perpustakaan.
  2. perpustakaan dapat berperan sebagai lembaga otonom organisasi untuk mengembangkan budaya dan minat baca melalui penyediaan bahan bacaan yang sesuai, serta sebagai fasilitor maupun mediator dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan pengalamannya.
  3. perpustakaan komunitas bisa dijadikan sebagai barometer atas kemajuan lembaga dari sis intensitas kunjungan dan pemakaian perpustakaan.

Dengan koleksi perpustakaan yang informatif, educatif dan rekreatif akan mampu menggugah aspirasi dan pengembangan minat bakat sehingga mampu diaktualisasikan untuk produktifitas maupun eksistensi lembaga atau organisasi. Keberadaan perpustakaan komunitas atau organisasi diharapkan dapat membantu pegiat organisasi dalam menyelesaikan masalah-masalah organisasi dalam pengembangan ilmu pengetahuan dan pengalaman. Perpustakaan komunitas akan tampak bermanfaat apabila benar-benar dapat memperlancar pencapaian tujuan proses transfer ilmu pengetahuan dari koleksi perpustakaan kepada pengguna perpustakaan.

Dapat dilihat bahwa perpustakaan komunitas memiliki pola, tata cara , bentuk interaksi antar anggota serta pola, tata cara, serta bentuk pencarian dan pertukaran informasi yang khas. Kegiatan mereka dikemas dalam suasana yang mengedepankan hubungan interpersonal yang apik dengan hadirnya kafe, musik, serta berbagai aktivitas yang melibatkan anggota komunitas.

Perpustakaan komunitas sebagai lahan sumber segala informasi bagi komunitasnya. Untuk itu di dalam perpustakaan komunitas perlu temu balik informasi yang memudahkan bagi pengguna perpustakaan tersebut untuk mendapatkan referensi pengetahuan selengkap mungkin, akurat, dan cepat. Disinilah dibutuhkan peran Knowledge Management untuk menciptakan, menangkap, dan menggunakan kembali informasi dan pengetahuan untuk mencapai tujuan.

Untuk itu, perpustakaan komunitas bukan lagi sekedar basis informasi tetapi basis pengetahuan yang baik. Basis pengetahuan baru bisa dibentuk bila perpustakaan tersebut mengetahui apa saja sumber pengetahuan yang dimiliki dan skill apa saja yang dimiliki oleh pustakawan/ pengelola perpustakaan komunitas serta bagaimana mengaplikasikan Knowledge Management di perpustakaan komunitas. Dalam mencapai tujuan tersebut, maka diperlukan adanya SDM yang memiliki knowledge, idea, skill serta experience untuk dapat membentuk SDM dan menjadi aset penting bagi perpustakaan. Keempat unsur tersebut di atas saling berkaitan dan saling menunjang dalam mengelola perpustakaan komunitas.

KONSEP KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS

Banyak perpustakaan yang tidak mengenal Knowledge Management, namun secara tidak sadar telah melaksanakannya. Thomas H. Davenport and Laurence Prusak, meyatakan bahwa minimal ada 3 hal yang merupakan awal penerapan knowledge management di suatu perpustakaan, yaitu jika perpustakaan dikelola dengan baik dalam arti lengkap sesuai kebutuhan, sistem informasi terpadu yang memuat informasi yang dibutuhkan, atau program pendidikan yang efektif.

Manajemen pengetahuan bukan perkara yang sederhana, karena luas dan kompleksnya bidang manajemen pengetahuan ini para ahli mencoba membangun model untuk manajemen pengetahuan. Manajemen Pengetahuan dilaksanakan dalam sistem pengelolaan pengetahuan, atau Knowledge Management System (KMS). Sebagian besar organisasi yang menerapkan KMS, menggunakan pendekatan tiga-cabang untuk mengelola pengetahuannya, yaitu – Manusia (People), Proses (Process), dan Teknologi (Technology). Penekanan terhadap tiap-tiap elemen bisa berbeda di setiap bagian organisasi. Kalau di perpustakaan komunitas, pendekatan yang dominan adalah manusia (people), karena manusialah yang bertugas memberikan pelayanan kepada anggota perpustakaan komunitas tersebut.

Sistem knowledge management bagi pemakai perpustakaan komunitas adalah sistem (lingkungan pembelajaran) dimana pemakai perpustakaan komunitas tidak hanya bisa menelusur katalog terpasang, tetapi juga secara interaktif dan aktif mencari informasi, terus termotivasi untuk belajar (membaca, berdiskusi, memberikan komentar), dan dimotivasi untuk mau berbagi pengetahuan. Sistem knowledge management yang bekerja dengan baik, akan membentuk komunitas para pembelajar yang dalam skala sosial besar, akan menjadi manusia-manusia produktif yang mampu melakukan perbaikan pada faktor-faktor sosial dan budaya masyarakat.

Konsep knowledge management berasal dan berkembang didunia bisnis, diterapkan dengan tujuan untuk meningkatkan dan memperbaiki pengoperasian perusahaan dalam rangka meraih keuntungan kompetitif dan meningkatkan laba. Knowledge management digunakan untuk memperbaiki komunikasi diantara manajemen puncak dan diantara para pekerja untuk memperbaiki proses kerja, menanamkan budaya berbagai pengetahuan, dan untuk mempromosikan dan mengimplementasikan system penghargaan berbasis kinerja di perpustakaan komunitas. Pustakawan/ pengelola perpustakaan komunitas harus berupaya mengidentifikasi pengetahuan implicit dan mengembangkan sistem yang diperlukan untuk menanganinya.

Perpustakaan komunitas harus aktif mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang diciptakan di lingkungannya baik yang merupakan karya perorangan/kelompok maupun karya institusional. Dilingkungan organisasi perpustakaan komunitas, karya perorangan/kelompok dipresentasikan dalam suatu pertemuan/ forum maupun yang ditulis untuk didokumentasikan di perpustakaan, seperti: handout, artikel jurnal yang diterbitkan di perpustakaan komunitas itu sendiri, artikel surat kabar, bulletin dan laporan berkala internal, website, dan lain-lain.

Ada lima alur yang dilakukan dalam melakukan knowledge management di perpustakaan komunitas. Mulai dari menciptakan pengetahuan baru, Mengumpulkan dan mengolah pengetahuan baru tersebut, mendokumentasikan pengetahuan tersebut, menyebarkan pengetahuan tersebut secara menyeluruh di dalam perpustakaan komunitas tersebut, sampai kepada mengadaptasikan pengetahuan tersebut ke dalam teknologi, produk dan yang terpenting adalah layanan dari perpustakaan komunitas tersebut. Berikut keterangan dari lima alur konsep knowledge management di perpustakaan komunitas.

  1. Konsisten menciptakan pengetahuan baru

Ada beberapa indikator yang dapat dijadikan acuan untuk mencapai proses dan penyebaran pengetahuan di perpustakaan komunitas. Tentu saja tidak semua indikator dapat dicapai secara optimal dalam waktu yang bersamaan, karena setiap indikator tergantung pemahaman pustakawan/ pengelola perpustakaan komunitas dalam menerapkan Knowledge Management.

Proses penciptaan pengetahuan adalah proses spiral yang merupakan interaksi antara pengetahuan tacit dan eksplisit. Interaksi dari pengetahuan ini menghasilkan pengetahuan baru. Implementasi Proses Penciptaan Pengetahuan (Spiralisasi Pengetahuan) di Perpustakaan Komunitas:

Diagram 2: Spiralisasi Pengetahuan

Externalization yaitu mengubah tacit knowledge yang dimiliki menjadi explicit knowledge. Individu (staf) memiliki komitmen terhadap perpustakaan komunitas dan menjadi satu dengan perpustakaan tersebut. Dalam prakteknya, eksternalisasi didukung oleh dua faktor kunci, yaitu:

  1. artikulasi tacit knowledge (konversi dari tacit ke eksplisit), seperti dalam dialog.
  2. menerjemahkan tacit knowledge dari para ahli ke dalam bentuk yang dapat dipahami, misal dokumen, manual, dsb.

Combination memanfaatkan explicit knowledge yang ada untuk diimplementasikan menjadi explicit knowledge lain. Dalam prakteknya, fase combination tergantung pada tiga proses berikut:

  1. Penangkapan dan integrasi explisit knowledge baru – termasuk pengumpulan data eksternal dari dalam atau luar institusi kemudian mengkombinasikan data – data tersebut.
  2. Penyebarluasan explisit knowledge tersebut melalui presentasi atau pertemuan langsung.
  3. Pengolahan explisit knowledge sehingga lebih mudah dimanfaatkan kembali, misal menjadi dokumen rencana, laporan, datapasar, dsb.

Internalization yakni mengubah explicit knowledge sebagai inspirasi datangnya tacit knowledge. Dalam prakteknya, internalisasi dapat dilakukan dalam dua dimensi:

  1. Penerapan explisit knowledge dalam tindakan dan praktek langsung. Contoh melalui program pelatihan.
  2. Penguasaan explisit knowledge melalui simulasi, eksperimen, atau belajar sambil bekerja.

Socialization yakni mengubah tacit knowledge ke tacit knowledge lain. Sosialisasi meliputi kegiatan berbagi tacit knowledge antar individu. Istilah sosialisasi digunakan, karena tacit knowledge disebarkan melalui kegiatan bersama (seperti meluangkan waktu bersama), bukan melalui tulisan atau instruksi verbal. Dengan demikian, dalam kasus tertentu pengetahuan tacit hanya bisa disebarkan jika seseorang merasa bebas untuk menjadi seseorang yang lebih besar yang memiliki pengetahuan tacit dari orang lain.

  1. Mengumpulkan dan mengolah pengetahuan baru tersebut. Pengolahan informasi (processing) meliputi mengolah, menganalisis dan mengevaluasi sehingga dihasilkan pengetahuan yang dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan komunitas. Kegiatan pengolahan ini meliputi penataan, klasifikasi, penyiapan serta validasi data, perhitungan dan pengolahan, baik secara manual ataupun secara elektro mekanik dengan bantuan komputer. Hasil dari pengolahan pengetahuan tersebut perlu dianalisis dan dievaluasi secara teliti agar memperoleh pengetahuan yang akurat, tepat guna, dan berdaya guna.
  1. Mendokumentasikan dan pemeliharaan pengetahuan tersebut. Kegiatan dokumentasi berfungsi untuk menyimpan pengetahuan secara sistematis dan cermat dalam bentuk bank data. Dokumentasi harus di simpan dan diatur secara cermat, lengkap, aman, dan mudah diambil kembali jika diperlukan. Dan Kegiatan pemeliharaan pengetahuan melindungi pengetahuan tersebut dari berbagai kerusakan, seperti kerusakan karena faktor alam maupun kerusakan teknologi, sehingga informasi tersebut dapat disimpan untuk waktu yang lama.
  1. Menyebarkan dan berbagi pengetahuan tersebut secara menyeluruh di dalam perpustakaan komunitas.

Menyebarkan pengetahuan dan berbagi pengetahuan (knowledge sharing) kemudian menjadi krusial ketika anggota perpustakaan komunitas baru datang dan yang lain keluar. Manajemen informasi tidak benar-benar memfokuskan pada pembagian informasi dan lebih diorientasikan kepada pengawasan, pemeliharaan, dan penyimpanan informasi.

Knowledge Sharing adalah salah satu tahapan dalam Knowledge Management, dimana terjadi proses tukar-menukar pengetahuan. Knowledge Sharing memberikan kesempatan kepada anggota suatu kelompok, organisasi, instansi atau perusahaan untuk berbagi ilmu pengetahuan, teknik, pengalaman dan ide yang mereka miliki kepada anggota lainnya. Secara teori sarana Knowledge Sharing yang digunakan adalah :

  • Pertemuan Tatap Muka

Pertemuan-pertemuan rutin, seminar, workshop, forum dan pemagangan. Sarana tatap muka ini menjadi sarana paling efektif, terutama pemagangan. Hal penting yang perlu diperhatikan adalah struktur komunikasi yaitu kapan dan bagaimana pertemuan tatap muka dapat dilakukan, siapa dapat bertanya kepada siapa, bagaimana mendapatkan umpan balik dari pertanyaan yang diajukan dan sebagainya.

  • Dokumentasi

Dokumentasi seluruh kegiatan dengan memanfaatkan tehnologi informasi dan komunikasi dalam rangka publikasi baik elektronik di website maupun non-elektronik melalui newsletter, majalah dan koran. Termasuk di dalamnya adalah notulensi dan pengumpulan dokumen dari kegiatan tatap muka di atas. Output atau sistem basis data dokumentasi ini kelak harus dapat diintegrasikan dengan website komunitas.

  • Website

Website yang dibangun secara lokal memuat informasi terkini tentang berita, kegiatan komunitas, cerita pengalaman dan informasi lainnya. Sarana ini sebenarnya lebih kepada sharing informasi, tetapi dapat ditingkatkan menjadi Knowledge Sharing bilamana terjadi diskusi terhadap apa yang diinformasikan, seperti dengan menambahkan fitur komentar sehingga pengguna dapat mengomentari atau diskusi lebih lanjut dengan sumber informasi (penulis). Sebagai contoh blogging dengan weblog adalah salah satu sarana cerita pengalaman.

  • Diskusi Elektronik

Diskusi secara elektronik dapat dilakukan melalui tele-conference, email, milis, blog, forum diskusi, wiki, dan internet-chatting. Tele-conference adalah komunikasi real-time dengan memanfaatkan tehnologi telepon dan video. Tele-conference lebih interaktif dibanding lainnya tetapi lebih sulit dalam menyiapkannya. Email bersifat komunikasi 2 orang. Milis adalah komunikasi melalui email dengan melibatkan sekumpulan orang. Blog pada awalnya adalah sarana bercerita (pengalaman), tetapi telah berkembang menjadi sarana diskusi dengan author sebagai pusatnya. Forum diskusi adalah diskusi dengan tema sebagai pusatnya. Wiki adalah sarana kolaborasi yang memungkinkan penulisan dokumen secara bersama. Internet-chatting seperti Yahoo Messenger, Windows Messenger, dan ICQ adalah komunikasi real-time antar 2 atau lebih orang melalui internet.

  • Publikasi dan Newsletter

Pembuatan newsletter kepada anggota komunikasi, penerbitan majalah dan koran untuk menyebarkan pemikiran dan pengetahuan yang dimiliki komunitas, juga sekaligus dapat menjadi sarana promosi komunitas kepada masyarakat yang lebih luas. Publikasi dan newsletter ini dapat dilakukan baik offline maupun online (melalui website).

  1. Mengadaptasikan pengetahuan tersebut ke dalam teknologi, produk dan yang terpenting adalah layanan dari perpustakaan komunitas tersebut. Pada akhirnya, siklus manajemen pengetahuan tidak lengkap juga tidak berhasil jika tidak ada usaha yang dibuat untuk memastikan penggunaan pengetahuan yang telah disimpan dan dibagikan. Di sisi lain, kesuksesan proyek Information Management dicapai ketika pemeliharaan dan pencarian informasi dijamin sementara kesuksesan program Knowledge Management pada akhirnya bergantung pada sharing (berbagi) pengetahuan.

Perpustakaan harus aktif mengidentifikasi berbagai pengetahuan yang diciptakan di lingkungannya baik yang merupakan karya perorangan/kelompok maupun karya institusional. Dilingkungan organisasi perpustakaan karya perorangan/kelompok termasuk antara lain: disertasi dan tesis, makalah, baik yang dipresentasikan dalam suatu pertemuan ilmiah maupun yang ditulis untuk didokumentasikan di perpustakaan; handout; artikel jurnal yang diterbitkan di perpustakaan sendiri; laporan penelitian; laporan pengabdian kepada masyarakat; artikel surat kabar, bulletin dan laporan berkala internal; monograf dan proposal penelitian.

Ada kendala-kendala yang dihadapi sebelum akhirnya dapat memanfaatkan dan menciptakan pengetahuan-pengetahuan baru, yaitu kendala dalam mengakses, mengorganisasikan, dan menangkap pengetahuan. Selain kendala dari dimensi proses tersebut, juga ada kendala dari dimensi budaya. Sebelum terciptanya suasana yang mendorong inovasi (innovate), diperlukan suasana yang mendorong dilakukannya berbagi (share) pengetahuan dan bekerja sama (collaborate).

TUJUAN KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS

Tujuan dasarnya adalah untuk memanfaatkan pengetahuan untuk keunggulan perpustakaan komunitas. Knowledge Management juga bertujuan membuat user pintar melakukan pertukaran pengetahuan dengan mudah, cepat yang pada gilirannya akan membuat pengetahuan terus berkembang. Knowledge Management dalam tujuan itu adalah upaya menyebarkan, mempercepat pertukaran dan memanfaatkan pengetahuan.

Tujuan lainnya antara lain:

  • Memfasilitasi masa transisi orang lama dengan orang baru.
  • Meminimalisasi hilangnya “pengetahuan” karena keluarnya karyawan.
  • Mengetahui sumber daya dan area pengetahuan kritis yang dimiliki.
  • Mengembangkan metode untuk mencegah hilangnya kekayaan intelektual perpustakaan komunitas.
  • Mengembangkan keahlian professional.
  • Mendorong mentoring.
  • Memfasilitasi networking dan kolaborasi yang efektif.
  • Mengembangkan kode etik professional.
  • Mengembangkan “bahasa” yang sama.

TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KNOWLEDGE MANAGEMENT

Saat ini, teori teknologi informasi mencoba untuk menjual konsep knowledge management. Dari sudut pandang teknologi informasi, dinyatakan dengan mewujudkan suatu sistem yang dapat mendeteksi berbagai kreasi dari suatu organisasi pengetahuan baru dapat dengan mudah diidentifikasi, siapa orang yang membangun dan  atau menguasi suatu pengetahuan yang berguna bagi orang lain, hal ini diwujudkan oleh teknologi informasi dengan bagaimana caranya agar dapat diakses secara bebas dan cepat.

Dengan konsep database enterprise, yang terus di-update dengan pengetahuan-pengetahuan baru, dapat melayani kepada semua knowledge workers sebagai sumber referensi dimana mereka dapat melakukan konsultasi, asistensi, dan pencerahan terhadap pekerjaannya masing-masing. Beberapa inisiatitor knowledge management sebelumnya merasa frustasi dengan berbagai cara yang mereka lakukan untuk membangun organisasi pengetahuan, hal ini disebabkan karena kurangnya dorongan/rangsangan untuk mendokumentasikan/melaporkan pengetahuan yang didapatkan dari pekerjaan mereka sehari-hari.

Kemajuan teknologi informasi menjanjikan kemudahan dalam manajemen pengetahuan (knowledge management) perpustakaan komunitas. Perpustakaan komunitas sebagai salah satu penyedia informasi (information provider) harus berjalan seiring dengan pesatnya kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan informasi penggunanya. Bila dahulu fungsi perpustakaan komunitas lebih berkonsentrasi pada penyediaan informasi dalam bentuk fisik seperti dokumen tercetak dengan dilengkapi sistem katalog kartu, maka kini dengan berkembangnya teknologi informasi perpustakaan dituntut menyediakan sumber-sumber informasi dalam bentuk elektronik yang syarat dengan pengetahuan tak terstruktur.

Implementasi information and communication technology dalam menumbuh kembangkan pengetahuan diharapkan dapat juga berperan sebagai pendukung, memberikan feedback, sekaligus penyeimbang kita sebagai insan manusia yang memiliki bakat emosional dan spiritual. Di perpustakaan komunitas, teknologi informasi adalah alat/ media yang digunakan untuk menerapkan knowledge management, seperti dalam mengumpulkan, mengolah pengetahuan (processing), mendokumentasikan, serta menyebarkan pengetahuan tersebut dan yang paling penting adalah untuk membangun organisasi pengetahuan itu sendiri.

PENUTUP

Knowledge Management menawarkan suatu peluang bagi petugas perpustakaan untuk menjadikan diri mereka relevan terhadap tuntutan zaman. Walaupun beragam teori Knowledge Management, tetapi konsep yang ditawarkannya dapat dijadikan sebagai titik tolak bagi petugas perpustakaan untuk lebih berperan secara substansial dalam menyediakan seluruh pelayanan informasi dan pengetahuan bagi pengguna perpustakaan. Penerapan Knowledge Management di Perpustakaan komunitas masih memerlukan penyempurnaan khususnya dalam hal strategi, culture, pengembangan sumber daya manusia, dan pengembangan Sistem Informasi Perpustakaan.

Knowledge management menjanjikan suatu perubahan yang berfokus pada pengembangan dan penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas suatu organisasi. Knowledge management menawarkan suatu peluang bagi perpustakaan komunitas untuk menjadikan diri mereka relevan terhadap tuntutan jaman. Dengan diterapkannya Knowledge Management diharapkan proses layanan pada perpustakaan komunitas akan lebih cepat dan efektif. Petugas di perpustakaan komunitas harus segera mengambil prakarsa untuk mengeksplorasi potensi informasi dan pengetahuan yang terdapat di komunitas tersebut maupun di luar komunitas itu dan mengembangkan Simtem Informasi Perpustakaan untuk penanganannya, termasuk penyiapan sumber daya manusia, organisasi, infrastruktur teknologi informasi, dan infrastruktur hukum yang diperlukan.

REFERENSI BAHAN BACAAN:

Davenport, Thomas H & Prusak, L. (1998). Working Knowledge: How Organizations Manage What They Know. Boston: Harvard Business School Press

Honeycutt, Jerry. 2000. Knowledge Management Strategies : Strategi Manajemen Pengetahuan. Jakarta : PT. Alex Media Komputindo.

Putu Laxman Pendit. 2009. Merajuk Makna: Penelitian Kualitatif Bidang Perpustakaan dan Informasi. Jakarta: Citra Karyakarsa Mandiri.

R. Funny Mustikasari Elita. 2009. Kajian Tentang Manajemen Pengetahuan (Lesson of Knowledge Management). (Diakses pada tanggal 10 November 2009 melalui situs http://pustaka.unpad.ac.id/wp-content/uploads/2009/01/kajian_tentang_manajemen_pengetahuan.pdf).

Siregar. A. Ridwan. (2005). Manajemen Pengetahuan Perspektif Pustakawan. Disampaikan dalam Seminar Ilmiah Nasional IPI di PekanBaru Riau, 31 Mei – 3 Juni 2005. (diakses pada tanggal 15 November 2009 di situs http://puslit2.petra.ac.id/ejournal/index.php/pus/article/view/17239/17192).

T. Kanti Srikantatiah & Michael E.D. Koenis (ed), Knowledge Management for The Information Professional, New Jersey: Information Today. (Diakses pada tanggal 10 November 2009 di situs http://pustaka.unpad.ac.id/wpcontent/uploads/2009/01/aplikasi_manajemen_pengetahuan.pdf).

Ojha, Hemant R, dkk. 2008. Knowledge Systems and Natural Resources. New Delhi: Cambridge University Press India Pvt. Ltd.

You can leave a response, or trackback from your own site.

6 Responses to “KNOWLEDGE MANAGEMENT DI PERPUSTAKAAN KOMUNITAS”

  1. chemo says:

    salam kenal..
    thank’s infonya ya,,kunjungi juga halaman kami ya
    repository unand

  2. Great post. Thank You

  3. nia says:

    thanks banget infonya..
    sangat membantu dalam penyusunan tugas..
    🙂

  4. nia says:

    thanks banget infonya..
    sangat membantu dalam penyusunan tugas mata kuliah..
    🙂

  5. ARmi says:

    nice info ,
    update & keep post yaah 🙂
    t’Rima kasih 🙂

  6. wats upwards person hows them planning

Leave a Reply